What are some considerations when collecting payments from other countries? In this episode of “Español para Negocios” we address that question and look in depth at some important aspects to consider in the global world of business.
In this blog you’ll find the full transcript of the episode. Enjoy!
Transcript
¿Qué tal, amigas y amigos? Bienvenidos a un nuevo episodio de Español para Negocios de Latin ELE. Me llamo Marco Fierro, soy de Chile y soy el presentador de este pódcast dedicado a estudiantes de español a partir de nivel intermedio con interés en los negocios.
En este episodio, voy a hablar de algunas cosas que aprendí en el mundo privado, especialmente en el área de cobranzas. Antes de ser profesor de español e iniciar mi propia empresa, trabajé cinco años en el departamento de administración y finanzas en una compañía chilena. Incluso luego me especialicé en Comercio Exterior, pero mi pasión real está acá en la enseñanza.
Cuando trabajaba en la empresa, tenía que hacer cobros y pagos al extranjero y mantener una comunicación fluida con personas de diferentes países. Por eso, quiero convertir mi experiencia en consejos prácticos que te pueden servir si estás haciendo negocios con empresas de diferentes países, especialmente de Latinoamérica.
Por cierto, en este episodio vas a encontrar términos técnicos relacionados con los negocios internacionales. Voy a tratar de explicarlos de manera simple, pero si sientes que es muy difícil, te dejo la transcripción para estudiar estos contenidos. El enlace para acceder a la transcripción está en la descripción del episodio.
También voy a usar muchas palabras del episodio anterior: cotización, orden de compra y factura. Así que sería recomendable escuchar ese episodio antes para tener mayor claridad.
¿Listos? ¡Empecemos!
Primero, comencemos hablando de qué es la cobranza. Si no conoces esta palabra, la cobranza, en palabras simples, es pedir el dinero que alguien te debe por un producto o servicio. Tú vendes un producto y cuando tú pides el dinero por ese producto, eso es cobrar. Y ese es el verbo: cobrar.
Estoy seguro de que ya has tenido experiencia con el departamento de cobranza de alguna compañía (collections department). Si no pagaste el teléfono o el Internet a tiempo, la compañía de teléfonos te va a llamar para pedirte que pagues la factura.
Your invoice is overdue
¡Ay, sí! Ese departamento. Y eso es la cobranza. Es un departamento importante dentro de las empresas porque permite recuperar el dinero.
Esto no siempre es fácil. Si has trabajado en una empresa, sabes que los deudores — las personas que te deben dinero — no siempre pagan a tiempo. A veces se atrasan, te dan excusas, te dan una fecha nueva de pago; y si estás cobrándole a una empresa, estas a veces son peores. Estas te piden llenar un formulario o incluso una orden de compra en la factura. ¡Ay, Dios! ¡Qué recuerdos!
En fin, hay que estar muy atentos en el departamento de cobranzas. Pero afortunadamente, si estás en el mismo país que tus deudores, hay reglas y leyes que te ayudan para recuperar los fondos, para recuperar el dinero.
Pero, ¿qué pasa si la empresa está en otro país? Ahí la situación es diferente. Y ahí es donde trabajé yo durante cinco años, en el Departamento de Cobros y Pagos Internacionales.
Veamos entonces algunos consejos prácticos que aprendí luego de trabajar en esta área. El primer consejo es tener claras las condiciones y forma de pago. ¿A qué me refiero con condiciones de pago? Cuando tú envías la cotización con el detalle del producto, hay una sección que dice “pago al contado” (due upon receipt), pago a 30 días, pago a 90 días, etc. Esa condición de pago debe estar muy clara.
Y créeme, alguna vez perdimos mucho dinero por hacer un servicio a una empresa de otro país de Latinoamérica sin cobrar antes. Y la empresa no nos pagó el servicio. ¿Por qué pasan estas cosas? Es porque hubo un error de comunicación dentro de mi empresa, la factura decía 30 días, pero la condición en la cotización era pago al contado. Por si no lo sabes, normalmente el área que emite una factura no es la misma que cobra. Por eso todo tiene que estar claro desde el comienzo para evitar problemas cuando vas a cobrar.
Y algo muy importante acá es la forma de pago: ¿Va a ser transferencia internacional? ¿Carta de crédito? ¿Tarjeta de crédito? ¿PayPal? En fin, eso tiene que estar muy claro desde el comienzo. Mi empresa, por ejemplo, no usaba PayPal, solo aceptaba transferencia internacional (international wire transfer) y deposito directo en el banco. El problema con PayPal es la comisión, y como nuestros servicios tenían un valor alto, no era conveniente. Entonces, eso debe estar muy claro desde el comienzo.
El siguiente consejo relacionado con los pagos es tener una moneda común (a common currency). Puede parecer simple, pero a veces no lo es. Recuerdo que mi empresa emitía facturas en dólares, que es la moneda internacional (international currency), pero algunos clientes de países diferentes, especialmente de Europa y Asia, a veces insistían en que el pago debía ser en su moneda local, como el euro, la libra esterlina (sterling pound), o el yuan, entre otras monedas.
¿Qué se hace en esos casos? Normalmente hay que lograr un acuerdo sobre la moneda común que vamos a usar. Acá se genera un problema de tipo de cambio (currency exchange). Cuando tienes dos monedas de países diferentes, el valor cambia día a día. Por ejemplo, un dólar estadounidense valía en septiembre de 2021 cerca de 780 pesos chilenos y ahora en octubre de 2021 un dólar vale más de 800 pesos chilenos. Entonces, encontrar un equivalente produce diferencias de tipo de cambio (currency exchange difference). En estos casos, lo mejor es tratar de encontrar un valor justo para ambas partes.
Y mi consejo final del episodio se relaciona con la comunicación intercultural. Normalmente la primera interacción con empresas de Latinoamérica es formal. ¿Y por qué menciono esto? Recuerdo cuando me llegaban los correos de empresas de Estados Unidos siempre eran en un tono más directo e informal.
La primera vez que envié un correo de cobro a una empresa estadounidense, fue muy formal. Fue algo como “Dear Mr. Smith, I hope this message finds you well. According to our records… “ etc., y al siguiente día recibí una respuesta muy corta que me dio un poco de risa, porque era como “Hi there! There you go. Regards”. Muy corto, y creo que normalmente ese tipo de interacción acá en Latinoamérica no se da, al menos en la primera comunicación.
En cambio, cuando recibía correos de otros países de Latinoamérica, siempre eran más formales. Incluso luego de las primeras interacciones. Recuerdo que los correos que me enviaban normalmente decían “Estimado Sr. Fierro” en el encabezado — Fierro es mi apellido, por cierto — o incluso alguna vez recibí un correo que me saludaba diciendo “Licenciado Fierro”… que bueno, no se ocupa en mi país, pero es una forma de cortesía, es más formal.
Por eso, si estás estudiando español y vas a enviar un correo, este debe ser formal en las primeras interacciones. Y así, vas a evitar ofender a la persona que le estás cobrando.
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